Przed Tobą pracowity dzień, a wpadasz w panikę? Czujesz, że tracisz kontrolę nad setką małych spraw i boisz się, że nie dotrzymasz terminów? Spokojnie, przede wszystkim weź głęboki oddech. Teraz nie ma już innego rozwiązania, jak dobrze się zorganizować. I zacząć pracować – systematycznie i wydajnie. Brzmi trudno? Nie martw się! Dzisiaj podpowiem Ci, jak ogarnąć chaos i wyjść obronną ręką z takich tarapatów.
Przytłoczenie – czyli nie daj się przygnieść
Przytłoczenie powoduje, że nie wiesz, do czego zacząć. Wiele spraw i każda wydaje się ważna. Myślisz o tym, co powinnaś zrobić i w końcu rezygnujesz. Hej, nie martw się! Każdy ma podobny stan czasami, ale to właśnie przytłoczeniu wypowiadamy wojnę. Uważasz, że marnujesz czas? Trudno, skoro już trochę go zleciało, wykorzystaj maksymalnie ten co pozostał. Zacznij od przygotowania się do swojej pracy. Oto krótka lista, która to ułatwi Ci organizację:
– prosty notatnik (mam je wszędzie, aby zanotować myśli);
– dobry planner (aby uporządkować myśli z notatnika);
– długopis lub ołówek;
– kawę (jeśli jesteś uzależniona bo ja tak :));
– kilka minut ciszy i spokoju.
Działamy!
Rozpocznij burzę mózgu. Puść swobodnie myśli i je zapisuj. Jakie rozwiązania przychodzą Ci do głowy? Co można, nie można, a co trzeba zmodyfikować. Na marginesie zrób sobie listę priorytetów i zapisków, o czym masz pamiętać. Nawet, jeżeli tego nie wykorzystasz dzisiaj, niech czas będzie Twoim sprzymierzeńcem. Wyrzuć to ze swojej głowy. Dzięki temu zobaczysz, ile masz energii. Oczyść mózg z kłębiących się myśli. Nie patrz na jakość pisma, bazgraj do woli! Pozwól sobie na luz, zasługujesz na to!
STOP i zaczynamy planować…
Wypisałaś wszystko? Kawka upita? Świetnie! Posegreguj pomysły i zapisuj najlepiej na nowej kartce. Jeden po drugim. Umieszczaj każdą ideę na swojej nowej liście, w nowym miejscu. Segreguj spokojnie, nie przejmuj się i nie traktuj tego jako wyznacznika. Spisane pomysły już na osobnych kartkach, podziel na kategorie, a następnie dodaj kategorię dla najważniejszych priorytetów. Na przykład dla mnie najważniejsze kategorie to: zadania związane dla dziećmi, z domem, zadania dla mojej firmy, coś dla mnie. Teraz mogę wybrać tę kategorię, która aktualnie jest dla mnie największym priorytetem.
Ważne i mniej ważne
Nadszedł czas aby skupić się, które z wypisanych pomysłów są dla Ciebie najważniejsze. Pamiętaj, abyś pomyślała o każdej kategorii z osobna i wybrała swoje top projekty, którymi powinnaś zająć się w najbliższym czasie. Po czym skoncentruj się na priorytetowych projektach i do każdego z osobna przypisz poszczególne zadania. Przenieś je do planera tak, jak Ci wygodnie. Duże projekty warto umieścić w planie kwartalnym Twojego kalendarza, określając termin ich realizacji tzw. deadline wyznaczonego celu. Zastanów się nad podstawowymi etapami realizacji danego projektu, dla których również określisz czas wykonania. Każdy etap podziel na małe zadania, które docelowo znajdą miejsce w Twoim planie dnia. Systematycznie realizuj każdy rozpisany mały krok, który docelowo ułatwi Ci realizację zaplanowanego wcześniej dużego projektu. A co jeżeli goni deadline? Planując realizację poszczególnych zadań, pamiętaj o buforach czasowych, w szczególności jeżeli masz dzieci i dodatkowe obowiązki domowe, to zaoszczędzi Ci frustracji 🙂 Nie martw się na zapas, tylko działaj. Pamiętaj, że jak złapiesz rytm, ostatecznie wszystko ułoży się po Twojej myśli.
Dzisiaj, jutro, za miesiąc – ratunku!
Mówisz, że nadal się boisz, że nie ogarniesz? Spokojnie. Pamiętaj projekty kwartalne nie dzieją się od razu, każdy dzielisz na podstawowe etapy, a te na poszczególne zadania, które przepisujesz do planu dziennego określając harmonogram dnia. Taka zasada sprawdzi się, kiedy przytłaczają Cię zmiany długoterminowe. Można to bardzo dobrze łączyć z planowaniem dziennym, które musisz wykonać „na już”. Na przykład w pierwszej kolejności przepisać po „burzy mózgu” najważniejsze dla danego momentu sprawy, a na drugi dzień wrócić do notatek i uzupełnić plan kwartalny.
Dziel na mniejsze części
Moja droga do osiągnięcia założonego celu to szczegółowy podział projektu na jak najmniejsze części. Moja rada to, jeśli jak ja zajmujesz się domem i dziećmi i jeszcze wrzuciłaś sobie na głowę rozwój własnej firmy, to przede wszystkim potrzebujesz dużo cierpliwości, samodyscypliny, pełnego zaangażowania i dobrej organizacji czasu – czyli podziału każdego dużego projektu na dość małe kroczki – tj. zadania, do których sama ustalisz logiczny czas wykonania, uwzględniając spory bufor czasowy. Na początek szczerze ustal sama ze sobą ile czasu potrzebujesz na obowiązki związane z dziećmi i domem, czy edukację… potrzebny Ci jest realny obraz ile czasu pozostaje Ci do dyspozycji. Pozwól sobie na to i dziel tak, jak uznajesz za słuszne. Nie sugeruj się tym, co mówią inni, jeżeli wiesz, że Twój plan dnia lub sposób pracy może temu zaprzeczyć. Pamiętaj tylko, aby nie dokładać na raz zbyt wiele. Rozpoczynając pracę z planem dnia, może okazać się, że codziennie jesteś w stanie zrealizować tylko jedno z wyznaczonych zadań. Świetnie, to już o krok bliżej celu. Na początku brzmi jak niekończąca się droga, jednak z czasem nauczysz się gospodarować czasem i szybko zauważysz, że wygospodarowałaś dodatkową chwilę na drugie zadanie związane z Twoim projektem. Nikt nie jest perfekcyjny i samowystarczalny, więc wierz mi, że też mam chwile zwątpienia.
Zerknij na video, na którym pokazuję moją metodę planowania z kalendarzem:) Animację tę przygotowałam na przykładzie planu dnia i zestawienia miesiąca kalendarza na ten rok – 2018. Obecnie zakończyliśmy przedsprzedaż nowej, uaktualnionej o uwagi użytkowniczek edycji kalendarza na rok 2019:) Poniżej link do wszystkich detali edycji 2019 oraz kod rabatowy wakacyjnej promocji na nowy 2019 Simple Calendar. Promocja ta, wiąże się z naszymi sierpniowymi motywacyjnymi spotkaniami LIVE na fb LoveSimple creations (zapraszam koniecznie na fanpage:))
Planery i kalendarze to narzędzia dla Ciebie, więc planuj i modyfikuj po swojemu. Pamiętaj, że zmiany przyjdą z czasem. Możesz mieć mocniejsze i słabsze dni. Być mniej lub bardziej zmęczona, rozbita itp., a to zawsze przekłada się na wydajność w pracy.
ZAPOZNAJ SIĘ Z OPINIAMI UŻYTKOWNIECZEK ORAZ SZCZEGÓŁAMI WNĘTRZA KALENDARZA NA ROK 2019
SKORZYSTAJ Z WAKACYJNEJ PROMOCYJI WAŻNEJ DO 31.08.
Tutaj zamów 2019 Simple Calendar o 10 % taniej!
TWÓJ KOD RABATOWY TO: motywacja2019
Zastanów się też, co działa dla Ciebie najbardziej mobilizująco? Czekam na Twój komentarz 🙂
Może będę mogła o Twoim sposobie napisać w kolejnym poście? 🙂