Planuj po swojemu na przykładzie Ani :)

Hej masz ochotę pozaglądać trochę w cudze myśli i schematy planowania? Dzisiaj mam dla Ciebie nieco luźniejszy temat, bo pozwoliłam sobie podejrzeć, jak jedna z freelancerek oraz Chief marketing officer  JDM.PL pracuje na co dzień z pomocą mojego plannera i kalendarza. Oddaję dzisiaj bloga w ręce Ani 🙂

Aniu do czego potrzebujesz kalendarza Simple Calendar

Kalendarz jest dla mnie niezbędny z uwagi na konieczność zapisywania w nim wszystkich ważnych dat. Mieszam tam sprawy prywatne, trochę służbowych oraz wiele innych np. daty urodzin przyjaciół,  ważne rocznice i wszelkie istotne dla mnie terminy. Zaznaczam absolutnie wszystko – od lekarza, przez fryzjera, po telefon do klientki, terminy zebrań w szkole syna i niedziele niehandlowe. To mój „zapasowy” mózg, który przeglądam co wieczór, aby sprawdzić, czy coś ważnego mam aktualnie do zrobienia.

Jak planujesz w kalendarzu

Osobiście przyznaję, że planuję spontanicznie. Nie dbam o formę graficzną, kreślę często jak kura pazurem i zaznaczam masą kolorów. Jeżeli toniesz w zakreślaczach i cienkopisach – na pewno się dogadamy! Paradoksalnie kolor ma znaczenie – na zielono zaznaczam luźniejsze sprawy, na niebiesko firmowe, a na różowo absolutne priorytety. Czasami myślę, że w pobliskim sklepie papierniczym powinnam mieć kartę stałego klienta. Nie miej wyrzutów sumienia, jeżeli Twoim ulubionym działem jest ten z długopisami 0 znam to bardzo dobrze!

Często wklejam karteczki. Tak – wklejam. Mam wtedy pewność, że w moim roztrzepaniu nie poszybują w siną dal. To mój prywatny bałagan, gdzie jedynym porządkiem jest czas. On jest moim prywatnym punktem odniesienia. W mojej pracy spotykam się z tzw. ticketami, czyli wiadomościami od klientów hostingu. Tutaj mam swoje własne „bileciki”, nie mniej fascynujące i nie wolno mi ich pogubić.

Używasz też Simple Planner jako uzupełnienie kalendarza, jak ta metoda się sprawdza u Ciebie

Planner to już moja świątynia porządku. Tam rozpisuję sobie plan na cały dzień, projekty WWW do realizacji, spisy wpisów na bloga o WordPressie oraz na moją prywatną stronę. Zaznaczam tematy, o których chcę więcej poczytać. Mniej bazgrzę, często przepisuję z kalendarza. Stanowi on dla mnie uzupełnienie i poszerzenie możliwości Simple Calendar. Tutaj jednak nie znajdziesz prywatnych spraw, ale same służbowe. O ile kalendarz jeździ ze mną wszędzie, planner trzymam raczej w domu i zabieram go na służbowe spotkania z klientami. Pozwala mi ogarnąć milion spraw codziennie i łączyć etat z freelancerką.

Aniu opowiedz jak planujesz swoją pracę
Przede wszystkim dzielę swoje zawodowe sprawy na kategorie. Należą do nich: marketing firmy (ogólnie – w zakresie rozwoju i planowanej polityki), blog firmowy, tematy dotyczące obsługi klienta (analizuję z jakimi się spotyka i zaznaczam to, co mam jeszcze do podciągnięcia) oraz to co wykonuję jako freelancer – czyli np. projekty stron lub copywriting. Według tych kategorii uzupełniam plan miesięczny o stałe pozycje (np. każdy piątek – wpis na firmowego bloga), określam harmonogram dla poszczególnych zadań i wpisuję w planie dziennym. Zostawiam duże bufory czasowe, bo bardzo często coś wypadnie „nagle”. Prowadząc swoiste pogotowie WordPressowe, często spotykam się z tym, że ktoś potrzebuje pomocy na już. Dlatego w plannerze mam do tego tzw. „białe plamy”.

Tradycja vs nowoczesność

Często osoby pytają mnie, czy korzystam z innych narzędzi do planowania (tych bardziej on-line). Tak naprawdę owszem, ale w bardzo specjalistycznym zakresie. Czas mojej pracy liczę Togglem i nie przepisuję tego nigdzie, bo nie widzę takiej potrzeby. Natomiast projekty związane z pracą zespołową ogarniam w aplikacji Jira. Niektóre z tematów przepisuję do Plannera, inne nie. Najważniejsze jest, aby wypracować sobie własną metodę, która nam odpowiada. Jestem fanką ogarniania „własnego ogródka” w formie tradycyjnej – papier + długopis (no dobrze + zakreślacze + cienkopisy + karteczki + wiele innych 😉 ). Jest to też dobry sposób na oderwanie się od świata wirtualnego, który lubię z racji wrodzonego pracoholizmu.

Najlepszy schemat to brak schematów

Mój schemat pracy nad danym zagadnieniem jest bardzo prosty i tak naprawdę zależy wyłącznie od danego tematu. Przede wszystkim jest to:

1. Zrozumienie potrzeb klienta
2. Research i rozmowa z klientem nad proponowanym rozwiązaniem
3. Po akceptacji rozpisanie projektu i nadanie mu ram czasowych

Zarówno drugi, jaki i trzeci punkt łączą się ze skorzystaniem z kalendarza. Tam ustalam daty rozmów, sprawdzam, czy nie kolidują z innymi oraz czy mam odpowiednio dużo czasu. Tam także zaznaczam „kamienie milowe” danego projektu. Natomiast dalszą część rozpisuję już w plannerze. Jeżeli chodzi o mnie to rzadko korzystam z widoków rocznych, ale plan kwartalny oraz tygodniowa lista są dla mnie niezbędne i najlepiej mi się z nimi pracuje. No i najważniejsze to widok na plan całego dnia. Dzięki poszanowaniu work-life balance oraz możliwości praktycznie wyłącznie pracy zdalnej, mogę ogarniać zadania w dowolnych ramach czasowych.

A kiedy mam ochotę na jakąś fajną przyjemność, to bazgrzę w rubryce „shop today” lub „for me only”. Taki miły dodatek do zwariowanej, freelancerskiej pracy. Pamiętaj, aby zawsze zrobić coś dobrego dla siebie 🙂