Trzy sposoby na to, by być bardziej produktywną każdego dnia

Wstajesz rano, bierzesz prysznic, ubierasz, szykujesz dzieci do szkoły, siadasz do pracy i nagle… wieczór?. A Ty orientujesz się, że połowy rzeczy nie zrobiłaś, a pół dnia przeznaczonego na pracę spędziłaś na śledzeniu znajomych w mediach społecznościowych. Brzmi znajomo? Niestety, produktywność to jest cecha, którą – jeśli nie jesteś mega zdyscyplinowaną osobą – trzeba sobie wypracować. Dziś podam Ci trzy moje sposoby na to, by być bardziej produktywną każdego dnia.

Produktywność, dobra organizacja pracy, umiejętność zarządzania sobą w czasie to cechy, które w dzisiejszym zabieganym świecie są bardzo cennymi walutami. Jeśli nauczysz się odpowiednio żonglować tymi pojęciami, a raczej zabierzesz się za siebie i planowanie swojego dnia, odzyskasz spokój, czas i energię do działania. Uwierz mi, nie ma lepszej motywacji niż praca, która wręcz pali Ci się w rękach, niż działanie w kierunku celu, który jest dla Ciebie najważniejszy!

Planuj swój dzień, by być bardziej produktywną!

W tym wpisie chciałabym pokazać Ci moje trzy sposoby na to, by być bardziej produktywną każdego dnia.

1. Przede wszystkim “dzisiaj” oraganizuję i planuję poprzedniego dnia wieczorem 🙂

To naprawdę świetny sposób na to, by nowego dnia zabrać się do pracy ze świeżą głową i od razu wiedzieć, od czego zacząć. Siadając rano do ogarniętego wczoraj biurka, nie tracę czasu na planowanie, układanie, zastanawianie się, co mam dziś do zrobienia. Wszystkie te tematy mam już przemyślane, kocham też zorganizowane wcześniej biurko, więc mogę od razu startować z zadaniami.

By jednak tak się stało, poprzedniego dnia biorę do ręki swój wymaltretowany już kalendarz 2019 (omg! nie mogę się doczekać pracy z nowym Simple Calenadar na 2020 – koniecznie sprawdź jak wygląda nasza dopracowana do drobnego szczegółu perełka – tutaj ) i analizuję, czy nie mam na ten dzień zaplanowanych żadnych spotkań. Jeśli tak, zakreślam je kolorem w części z harmonogramem, czasami przyklejam wąską karteczkę samoprzylepną z hasłowym opisem, rezerwując blok czasowy i na wszelki wypadek ustawiam przypomnienie w telefonie. Rano wystarczy, że zerknę do kalendarza i już wiem, gdzie i o której godzinie powinnam być lub spotkać się “call” konferencji, na Skype.

Po rezerwacji czasu na spotkania, trening (jeśli wypada w tym dniu) i choćby 30 min dla samej siebie, ustalam listę 3 priorytetów danego dnia. Wpisuję je w rubrykę „Today’s top” / priorytety dnia. Są to moje najważniejsze i najpilniejsze sprawy, które muszą zostać wykonane, choćby nie wiem co. Na każdy dzień staram się ustalić maksymalnie trzy zadania, które systematycznie realizują konkretny projekt :). Generalnie, aby domknąć każdy duży projekt, potrzebuję planu rozpisania go na mniejsze etapy, a te na małe kroki – czyli zadania, które wykonuję codziennie. Nie ważne czy mam 20 min czy 5 godzin na zadanie, to ile czasu mamy jest bardzo indywidualne. Ja znam swoje potrzeby i wiem, że nie zawsze mam tyle czasu ile bym chciała na realizację określonego celu, ale to nie znaczy, że z niego rezygnuję. Ważne, aby wykorzystać swój realny czas na maksa. Dlatego zaraz po wyjściu moich dzieci na autobus szkolny, często jeszcze przed śniadaniem, przed organizacją chaty, przed sprawdzeniem maili, przy szklance wody z cytryną, zabieram się do wykonania pierwszego priorytetu, po to aby go zrobić, za nim coś mnie rozproszy.

Zapytasz co z całą resztą rzeczy do zrobienia. Odpowiem, u mnie wpadają na listę „to do”. Staram się je wykonać, ale jeśli mi się to nie uda, to świat się nie zawali.

2. Co z głowy to z serca

Zazwyczaj w ciągu dnia pojawia się mnóstwo nowych tematów. By nie zaprzątać sobie nimi głowy, ale też nie zapomnieć o tym, co powinno zostać zrobione, każdą taką myśl, zadanie, spotkanie od razu zapisuję na kartce z listą do zrobienia. Polecam Ci też bardzo przydatne i niekończące się, nasze eko (bo z papieru recyklingowego) notesy samoprzylepne – sprawdzają się idealnie do takich zadań. Często wklejam karteczkę z hasłową listą w moim kalendarzu, przy konkretnej dacie. Przydaje się później do szybszego zaplanowania kolejnego dnia (koniecznie zerknij na prześliczne, wygodne i minimalistyczne bloczki z listą “to do”, lekkie flex notesy, no i te przecudne eko notesy samoprzylepne, wszystko – tutaj)

Dlaczego oczyszczanie głowy z takich notatek jest ważne? Ponieważ tak naprawdę nie potrzebujesz o tych rzeczach pamiętać (i denerwować się, że zapomniałaś). Wystarczy, jak je zapiszesz, a na pewno nie zginą i żaden termin Ci nie umknie, plus będzie Ci łatwiej ustalić co ważne, a co nie – przy planowaniu 🙂

3. Kocham checklisty

Checklisty to fantastyczne narzędzie wspierające produktywność. Niezależnie od tego, czy notujesz listę zadań do zrobienia, listę zakupów, czy rzeczy do spakowania na wyjazd, czy też listę długoterminową, jest to najprostszy i najbardziej efektywny sposób na sprawdzenie, czy wszystko zostało zrobione. Bez biegania z kąta w kąt, nerwowego przeszukiwania kalendarza, czy telefonu.

Ja zaczynam dzień od zrobienia (i odhaczenia na liście) trzech zadań priorytetowych. Jednak jak już wspomniałam wcześniej, innych spraw, które nas gonią może być mnóstwo, dla nich też tworzę konkretne listy, których nie przepisuję do kalendarza, dopóki sama zdecyduję, że któraś z nich jest moim priorytetem. Jeśli czas mi pozwoli to oczywiście realizuję zadania z list, które są dla mnie ważne w danym okresie.

Podam Ci przykład:

• 25 października lecę do Torunia, jestem zaproszona jako prelegentka na event, organizowany przez magazyn “Claudia” pt. “Między nami Kobietami” (jeśli jesteś zainteresowana podlinkowałam tytuł 🙂 ),
• na początek tworzę osobne listy związane z tym wydarzeniem (po za kalendarzem) Lista “do przygotowania” i “do spakowania”, na które wrzucam co mi się przypomni,
• w niedzielę poświęcę czas na zaplanowanie konkretnych działań, które wymagają większej ilości czasu, wpadną więc do harmonogramu w moim kalendarzu np. muszę znaleźć czas na spakowanie się, na przygotowanie tematu, na organizację i wysłanie nagród itp. – a to są już konkretne zadania do umieszczenia w realnym czasie.

Na tym przykładzie chciałam Ci pokazać, jak bardzo przydaje się osobna “check” lista, do której możesz systematycznie dopisywać, co w Ci się przypomni. Dodam, że sprawy, które nie wymagają mega poświęcenia czasowego, z przyjemnością odhaczam za nim przeniosę je do kalendarza, w którym staram się zachować oddech i koncentrować na tym co wymaga więcej czasu 🙂 Nie ma nic przyjemniejszego niż zdania znikające z listy „to do”. Sprawdź i przekonaj się sama. Jestem przekonana, że jak raz spróbujesz, pokochasz “check” listy tak samo jak ja. A jeśli nagromadzi mi się lista drobnych spraw – przypisanych do jednego zadania i potrzebuję jej w kalendarzu, to korzystam z największej karteczki samoprzylepnej z naszego setu i wklejam przy konkretnej dacie, jako dodatkową “check” listę.

Poznałaś moje trzy największe sekrety bycia produktywną. Na koniec tego wpisu podam Ci jeszcze tip bonusowy 🙂 Każdy dzień jest u mnie podzielony na bloki: czas dla rodziny, czas na pracę, czas tylko dla siebie. Ten ostatni zajmuje bardzo ważne miejsce w moim życiu. Codziennie staram się zrobić coś dla siebie, pielęgnuję zwykłe chwile, za które jestem ogromnie wdzięczna, kocham drobne przyjemności dnia, kocham czyste wnętrze, piękne przedmioty, zpach ulubionej świeczki, zapach i smak kawy, lekcje tańca z moimi córeczkami, czas treningu, czas z przyjaciółką, muzykę, książkę, słońce, kocham śpiewać – jak nikogo nie ma ;)…. według mnie proste rzeczy tworzą wielkie życie.

Na koniec chcę Ci przypomnieć jak bardzo wyjątkowa jesteś! Po prostu, nie ma drugiej osoby na świecie takiej jak Ty ! Pamiętaj – tylko Ty jesteś odpowiedzialna za to jak przeżyjesz każdy swój dzień. Nie zapominaj o sobie kochana <3 Uśmiechnij się – życie jest piękne!

Czas, który poświęcisz sobie da Ci moc i energię do działania. Nie bez powodu zajmuje szczególne i osobne miejsce w Simple Calendar 🙂

A co Ty dziś zanotujesz w tej właśnie pozycji?